Der Fluch der Freiheit

An einem Junimorgen saß ich an meinem Schreibtisch, das Leuchten des Monitors stach in meinen Augen.

Es war mehr als einen Monat her, seit ich meine Kündigung eingereicht hatte. Ich hatte im Vorfeld viel Vorbereitungsarbeit geleistet, wie zum Beispiel Gespräche mit meinen Kunden über meine Kündigung und die Arbeitsübergabe. Ich dachte, der Übergang würde reibungslos verlaufen. Doch im vergangenen Monat war mein Leben von Chaos und Disziplinlosigkeit geprägt. Ich verfiel in das Schuldgefühl der „Prokrastination".

Wie man Aufgaben managt

Der durch die Arbeit verursachte Stress war enorm. Ich fühlte mich immer „beschäftigt", aber die Ergebnisse waren gering. Ich fing sogar an zu trinken, in der Hoffnung, dass ein starkes Getränk meinen Stress lindern würde. Es war klar, dass ich in einen Teufelskreis geraten war. Unerledigte Aufgaben wurden zu meiner mentalen Belastung. Während meine Freunde Black Myth: Wukong spielten, konnte ich nur benommen auf meine To-Do-Liste starren.

Ich hatte verschiedene Produktivitätstools ausprobiert, aber keines löste mein Kernproblem: Wie zerlegt man einschüchternde Aufgaben in überschaubare Schritte? Ich probierte Tools wie Todoist, Notion und FlowPing aus, aber alle hatten dasselbe Problem: Man musste die Aufgaben immer noch manuell zerlegen, was der schwierigste Teil war.

Dann sah ich eines Tages den Kommentar eines Produktivitäts-Bloggers. Das englische Original lautet:

Ich nutze ChatGPT, um die Dinge, die ich aufschiebe, in kleine Schritte zu unterteilen. Und jedes Mal, wenn ich eine kleine Aufgabe erledigt habe, gehe ich zurück zu ChatGPT, teile meinen Fortschritt und erhalte Bestätigung, Ermutigung und eine Anleitung für den nächsten Schritt. Diese positive Feedbackschleife hat mich entscheidend dabei unterstützt, ins Handeln zu kommen.

Das inspirierte mich. Mir wurde klar, dass KI mir helfen könnte, das Problem der Aufgabenzerlegung zu lösen, indem ich die Planung an ChatGPT delegiere und mich auf die Ausführung konzentrieren kann.

Wie man KI für das Aufgabenmanagement nutzt

Ich passte meinen Arbeitsablauf an. Zu Beginn jedes Tages teilte ich ChatGPT meine Pläne und die groben Aufgaben mit, die ich erledigen wollte. Dann bat ich es, diese Aufgaben so detailliert wie möglich zu zerlegen. Zum Beispiel könnte „einen Artikel schreiben" wie folgt aufgeteilt werden:

1. Recherchiere 3 wichtige Referenzmaterialien (20 Min.)
2. Entwirf eine Gliederung (15 Min.)
3. Schreibe die ersten 500 Wörter (25 Min.)
4. Mache 5 Minuten Pause und überprüfe den Text
5. Vervollständige die nächsten 500 Wörter (25 Min.)
6. Mache eine weitere 5-minütige Pause
7. Schreibe die letzten 500 Wörter (25 Min.)

Was ich an diesem Ansatz liebte, war, dass jeder Schritt eine klare Zeitschätzung hatte und in weniger als 30 Minuten erledigt werden konnte. In der Vergangenheit fühlte sich „einen Artikel schreiben" wie ein riesiger, unbezwingbarer Berg an. Jetzt sind es nur noch 7 mundgerechte Aufgaben, die ich eine nach der anderen abhaken kann.

Eine weitere Änderung: Ich begann, ChatGPT über meine Fortschritte zu berichten.

Jedes Mal, wenn ich eine kleine Aufgabe erledigt hatte, öffnete ich ChatGPT und sagte: „Ich habe die Recherche der Materialien abgeschlossen. Es hat 25 Minuten gedauert." ChatGPT antwortete mit Ermutigung und Vorschlägen für die nächsten Schritte. Diese positive Feedbackschleife gab mir das Gefühl, unterstützt zu werden und nicht allein zu sein.

Hier ist mein genauer Prompt:

Du bist mein persönlicher Produktivitätscoach. Ich brauche deine Hilfe, um meine Aufgaben zu zerlegen und mich über den Tag hinweg bei der Stange zu halten.

Heutige Ziele:
[Liste hier deine Tagesziele auf]

Für jede Aufgabe, bitte:
1. Zerlege sie in Teilaufgaben, die jeweils nicht länger als 30 Minuten dauern
2. Schätze die für jede Teilaufgabe benötigte Zeit
3. Schlage Pausenzeiten zwischen den Teilaufgaben vor

Nachdem ich jede Teilaufgabe erledigt habe, werde ich dir Bericht erstatten, und du solltest:
1. Meinen Fortschritt anerkennen
2. Mich ermutigen
3. Mich an den nächsten Schritt erinnern oder eine Pause vorschlagen

Beginnen wir damit, meine erste Aufgabe zu zerlegen: [beschreibe deine wichtigste Aufgabe].

Wie man in den Flow-Zustand kommt

Das Problem der Aufgabenzerlegung war gelöst, aber ich stand immer noch vor einer anderen Herausforderung: Konzentration. Ich stellte fest, dass ich selbst bei klaren Aufgaben immer noch von sozialen Medien, Slack-Nachrichten und zufälligen Gedanken abgelenkt wurde.

Um dies zu lösen, kombinierte ich die Aufgabenzerlegung von ChatGPT mit einem Zeitmanagement-Tool namens FlowPing. FlowPing hat eine großartige Funktion: zufällige Benachrichtigungszyklen. Es benachrichtigt dich nicht in festen Intervallen (wie die 25 Minuten der Pomodoro-Technik), sondern verwendet zufällige Zeitpunkte.

Diese Zufälligkeit ist der Schlüssel. Wenn du nicht weißt, wann die nächste Benachrichtigung ertönt, kann dein Gehirn nicht bis zur Pause „herunterzählen", sodass es wahrscheinlicher ist, dass es konzentriert bleibt. Zusätzlich bietet FlowPing Hintergrundgeräusche (Regen, Meer, Café-Geräusche usw.), die mir helfen, schnell in einen Flow-Zustand zu kommen.

Mein Arbeitsablauf wurde zu:

1. Morgens: ChatGPT meine Aufgaben mitteilen und die Aufteilung erhalten
2. Fokus starten: FlowPing öffnen, eine 90-minütige Fokus-Sitzung mit zufälligen Intervallen von 5–15 Minuten einstellen
3. Während des Fokus: An jeder Teilaufgabe arbeiten und die zufälligen Benachrichtigungen als natürliche Übergangspunkte nutzen
4. Nach jeder Teilaufgabe: Fortschritt an ChatGPT melden und Feedback erhalten
5. Ende des Tages: Erledigte Aufgaben überprüfen und den Plan für morgen vorbereiten

Diese Kombination ist unglaublich effektiv. ChatGPT kümmert sich um das „Was zu tun ist" und „Wie es zu tun ist", während FlowPing sich um das „Konzentriert bleiben" kümmert. Die beiden ergänzen sich perfekt.

Vom Fluch zum Segen

Einen Monat später hat sich mein Leben verändert. Ich fühle mich nicht mehr schuldig wegen Prokrastination und kann meine Zeit und Aufgaben managen. Ich habe sogar angefangen, mehr Kundenprojekte anzunehmen und mein Geschäft auszubauen. Auch mein Hobby, abends Videospiele zu spielen, konnte ich ohne Schuldgefühle wieder aufnehmen. Die KI-Aufgabenmanagementfunktion von FlowPing passt so gut zu meinem ChatGPT-Workflow, dass ich dringend empfehle, es auszuprobieren.

Freiheit ist kein Fluch; ein Mangel an Struktur ist es. Durch die Kombination von KI-gestützter Aufgabenzerlegung mit Zeitmanagement-Tools habe ich einen nachhaltigen Arbeitsablauf gefunden. Wenn du auch mit Prokrastination und Konzentration zu kämpfen hast, könntest du diesen Ansatz vielleicht ausprobieren.

Viel Erfolg und mögest du dem Fluch der Freiheit entkommen.